Posts Tagged ‘ใช้เครื่องทำลายเอกสาร’

คุณประโยชน์ของเครื่องทำลายเอกสาร พร้อมทั้งการทำลายสิ่งพิมพ์

May 17th, 2017

ประโยชน์เครื่องทำลายเอกสาร มีอยู่มากมาย อาทิ

  1. ลดปริมาณงานพิมพ์ที่ไม่จำเป็น เหตุเพราะในวิธีการการใช้เครื่องทำลายเอกสารในการทำลายสิ่งพิมพ์ได้คัดสิ่งพิมพ์ที่มีอายุเลย 5 ปีมาทำลาย (กฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บเอกสารที่ใช้งานทางด้านกฎหมายในระยะเวลา5 ปี)
  2. ใช้พื้นที่ในการจัดเก็บงานพิมพ์ลดลง เอกสารที่ไม่สำคัญจะถูกนำไปทำลายเอกสารนั้นๆ
  3. เจ้าหน้าที่หรือเจ้าหน้าที่ปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างราบรื่นรวดเร็ว เนื่องมาจากมีการจัดเก็บงานพิมพ์เป็นเป็นอันดีมีระบบระเบียบ
  4. สำนักงานเป็นระเบียบเรียบร้อย เนื่องด้วยมีระบบการจัดเรียงเอกสารที่ดี
  5. ประหยับงบประมาณในการจัดเก็บเอกสาร

ขบวนการในการทำลายเอกสารนั้นมีจุดสำคัญมาก ทั้งในด้านการป้องกันความลับทางการทำงาน พร้อมกับในแง่กฎหมายเองก็ตาม หรือการรักษาสิ่งแวดสิ่งแวดล้อม ในเมืองไทยมีกฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บสิ่งพิมพ์ทางบัญชีในระยะเวลาถึง 5 ปี และโดยส่วนมากเมื่อเอกสารมีอายุหมดอายุ สิ่งพิมพ์เหล่านั้นก็จะถูกนำมาทำลาย ใน อดีตการทำลายใบสำคัญคือการนำเอกสารมาเผาซึ่งส่งผลกระทบต่อสภาพแวดล้อมเป็นอย่างมากมาย ทั้งในด้านเพิ่มมลพิษทางอากาศ และยังทำลายชีวิตสัตว์หลายชนิดอาทิเช่น ตัวแมลงสัตว์ที่อยู่ในดิน เป็นต้น ยุคปัจจุบันการทำลายเอกสารได้มีการพัฒนาขึ้นโดยการใช้เครื่องทำลายเอกสารเพื่อทำลายเอกสารที่สำคัญ

กระบวนการในการทำลายเอกสาร คือ

  1. ตรวจสอบสิ่งพิมพ์ที่จะนำมาทำลาย ว่าเรายังต้องการใช้ประโยชน์อีกใช่ไหม เมื่อทำลายเอกสารแล้วเราจะไม่สามารถนำกลับมาใช้ได้อีก แต่ก็มีเอกสารบางพวกอาทิเช่น เอกสารสำคัญทางบัญชี เอกสารแบบปลูกสร้าง และต้นแบบเอกสาร ที่ยังสามารถใช้ประโยชน์ได้ดังนั้นเราจึงควรพิจารณาให้มั่นอกมั่นใจเสมอว่าต้อง การทำลายเอกสารนั้นๆหรือไม่
  2. แจ้งผลการตรวจเอกสารที่จะทำลายให้หัวหน้า เพื่อรายงานปริมาณจำนวนเอกสารที่จะนำไปทำลายและจดบันทึกไว้ว่าเรานำเอกสารอะไร
  3. ชั่งน้ำหนักเพื่อพิจารณาจำนวนรวมเอกสารที่ใช้ทำลายในเครื่องทำลายเอกสาร เพื่อออกหนังสือรับรองการทำลายเอกสาร
  4. เริ่มขบวนการทำลายเอกสารด้วยเครื่องทำลายเอกสาร
  5. นำเศษเอกสารที่ถูกทำลายเทออกจากถังรองเศษเอกสารเพื่อให้สะดวกในการใช้งานครั้งต่อไป